Viết lại: Hướng dẫn viết thư đúng chuẩn – Cách trình bày thư thế nào?

Làm thế nào để bắt đầu một lá thư, những thể loại thư bạn nên viết, định dạng thư bạn nên lựa chọn – mọi người đôi khi không biết những điều cơ bản về cách thức viết và trình bày một lá thư. Thư mà bạn viết có lẽ sẽ là ấn tượng đầu tiên  để duy trì những đối tác kinh doanh quen thuộc hoặc như một món quà lưu niệm mà bạn bè và gia đình của bạn đọc đi đọc lại. Biết cách viết một lá thư tiêu chuẩn tốt thể hiện sự  chuyên nghiệp của các nghi thức xã giao một cách chính xác trong hoạt động kinh doanh và vấn đề cá nhân.

Sau đây Pgdphurieng.edu.vn.vn xin trình bày cách viết một bức thư theo chuẩn để các bạn độc giả có thể tham khảo.

Viết một lá thư thông thường

Bạn nên xem xét lá thư bạn cần viết gửi cho đối tượng nào, từ đó xác định thể thức thư có nên viết theo cách  trang trọng, lịch sử hay không. Nếu người nhận là một người bạn hoặc một mối quan hệ tương tự, thư của bạn hầu như không cần phải lễ nghi. Nếu người nhận là một đối tác kinh doanh, hoặc bạn không biết về người đó, trong trường hợp này hầu như lá thư bạn viết cần phải theo chuẩn phép trang trọng.

Liệu rằng lá thư bạn sẽ viết là thể loại viết tay hay không. Một lá thư thông thường viết với bút và giấy đơn giản, mặc dù các lá thư đánh máy có thể được chấp nhận. Một lá thư trang trọng nên được nhập hoặc được tạo ra bằng máy tính.

Viết hoặc nhập tiêu đề địa chỉ (địa chỉ của người viết). Thư không chính thức không yêu cầu bước này; tương tự, nếu bạn có tiêu đề văn phòng phẩm riêng, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nhập ngày, tháng, năm.

Viết hoặc nhập địa chỉ bên trong(tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận). Hãy cẩn thận để viết chính xác người mà bạn đang viết; nếu người đó là chủ tịch của một công ty hoặc một thẩm phán, giám đốc, linh mục, hãy chắc chắn rằng bạn viết đầy đủ tên của người nhận. Thư không chính thức không yêu cầu địa chỉ bên trong.

Viết lời chào, nội dung, đóng dấu và chữ kí.

Cách trình bày một bức thư Tiếng Anh       

Một lá thư chuẩn bắt đầu vớ tên và địa chỉ người nhận. Một số công ty sẽ sử dụng giấy dặc biệt, được gọi là phần in đầ giấy viết thư, bao gồm cả thông tin liên lạc.

Ví dụ: Brenda Houser 321 Hyacinth Lane Culver City, CA 90230

Dòng tiếp theo của một lá thư Tiếng Anh chuẩn và dòng đầu tiên của một lá thư không theo chuẩn là ngày, tháng , năm. Nó đứng ở dòng hai sau địa chỉ hoặc đứng đầu của một lá thư thông thường.

Ví dụ: December 1, 2017

Hoặc    12 January 2018

Bên cạnh đó, một lá thư chuẩn cần tên và địa chỉ của người nhận có 2 dòng trống sau ngày, tháng, năm. Sự kết hợp của tất cả các thông tin chắc chắn rằng lá thư của bạn có thể đươc sử dụng để liên lạc với bạn sau khi người nhận loại bỏ phong bì.

Ví dụ: Business Corporation 555 Industry Street San Francisco, CA 94104

Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng chào đón người (hoặc doanh nghiệp) mà bạn đang viết. Giữu một khoảng trống từ bất kể địa chỉ mà bạn đã đưa vào. Những lá thư bình thường rất dễ; bạn có thể bắt đầu với “Hello” hoặc lời chào thông thường khác. Những lá thư trang trọng bắt đầu với “Dear” theo sau bởi tên người nhận. Nếu bạn không có tương tác với một công ty chắc chắn nào, hãy tìm kiếm trực tuyến tên, loại công việc, văn phòng của công ty. Ví dụ, bạn có thể thử “Dear Manager” hoặc “Dear Human Resources Department”.  

Ví dụ: Dear Ms. Abercrombie,

Hoặc Dear University of Illinois Staff,

Nội dung của lá thư sẽ có sự biến đổi, vì vậy hãy tập trung vào những nguyên tắc chung. Thư kinh doanh nên có mục tiêu rõ rằng. Ngay cả những bức thư cá nhân cũng không nên viết một cách lủng củng, khó hiểu không rõ ràng gây hiểu nhầm cho người đọc.

Cách kết thúc thư: để lại khoản trống giữa đoạn văn kết thúc và đoạn văn nội dung kết thúc.

Đoạn văn kết thúc là cách lịch sự để gửi sự chân thành, kính mến tới người nhận của bạn. Một tỏng những từ kết thúc chung là “Sincerely” , và nhìn chung chúng khá an toàn. Nếu bạn có một có một mối quan hệ thân mật với người nhận, bạn có thể kí với “Warm regards” hoặc “Cordially”. Có một tá sự lựa chọn, vì vậy bạn nên nghiên cứu một chút để quyết định thứ gì là tốt cho bạn. Dấu phẩy theo sau tất cả các câu đóng thư. Nhớ rằng , chỉ có là thư đầu tiên của đoạn là in bằng chữ hoa. Để lại hai khoảng trống cho bước cuối cùng.- chữ kí của bạn! tên đầy đủ viết dưới trong lá thư chuẩn.

Ví dụ: Best wishes, signature Theresa Grant

P.S viết tắt của postscript tức là tái bút. Nó là điều cuối cùng bạn thêm vào cuối sau lá thư đã được hoàn thành. Điển hình, bạn không thêm tái bút cho thư trang trọng; nếu bạn cần thêm một thứ gì đó, bạn sẽ phải duyệt lại toàn bộ tài liệu bao gồm thông tin mới

Ví dụ: P.S. Rob got the position at Great Company! Thanks for all the support during his unemployment.

Tại Hoa Kỳ, trọng lượng tối đa cho một lá thư hạng nhất là 0,35 ounces. Nếu thư ủa bạn có nhiểu hơn ba trang hoặc bạn đã viết nó trên giấy, bạn sẽ phải cân nhắc rằng nó đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu. Kích thước và hình dạng của bao phong bi phải theo chuẩn, nó phải có hình chữ nhật và nhỏ hơn khoảng 6×11 inch.

Trên đây là cách thức viết một lá thư theo chuẩn. Hy vọng rằng bài viết sẽ là tài liệu hữu ích cho các bạn vẫn còn bỡ ngỡ về việc viết một lá thư.