Top 10 Phần mềm quản lý in ấn quảng cáo doanh nghiệp và trường học

Sử dụng phần mềm quản lý in trên cloud có thể mang lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp và tổ chức. Phần mềm quản lý in trên Cloud cho phép bạn quản lý tất cả các hoạt động in của mình từ một nền tảng dựa trên web tập trung. Điều này giúp việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các lệnh in trên nhiều máy in và vị trí trở nên dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí quản trị.

Bằng cách theo dõi việc sử dụng bản in và triển khai hạn ngạch hoặc quy tắc in, phần mềm quản lý bản in trên cloud có thể giúp giảm các hoạt động in ấn lãng phí, dẫn đến tiết kiệm chi phí về giấy, mực in và bảo trì. Các giải pháp quản lý in trên Cloud thường đi kèm với các tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như phát hành bản in an toàn, xác thực người dùng và mã hóa dữ liệu, giúp bảo vệ các tài liệu nhạy cảm và ngăn truy cập trái phép vào thông tin bí mật.

01 –  PaperCut

Phần mềm quản lý in đang giúp hàng trăm triệu người trên toàn cầu giảm thiểu lãng phí đồng thời có trải nghiệm in an toàn và dễ dàng. In ấn là một phần nhàm chán của CNTT bởi vì nó là một “công việc bình thường”. PaperCut trao quyền cho người dùng in dễ dàng trở lại, cho dù họ đang in từ BYOD hay thiết bị di động và làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng bằng cách tự động triển khai print driver.

Giảm lãng phí và kiểm soát chi phí, thay đổi hành vi của người dùng một cách tinh vi. PaperCut có đầy đủ các tính năng như khuyến khích in hai mặt, triển khai định mức sử dụng hợp lý cũng như các chính sách bồi hoàn trả tiền cho bản in và bản in đầy đủ. Lý tưởng cho các ngành công nghiệp sau:

• High School / K-12 – Bảo vệ thông tin học sinh, cắt giảm chi phí, giảm lãng phí
• Higher Education – Khả năng in tỷ lệ cho sinh viên và giảng viên
• Healthcare – Bảo vệ thông tin bệnh nhân với các tính năng tuân thủ
• Local Government – Giảm chi tiêu ngân sách trong khi tăng cường tuân thủ
• Legal – Bảo mật thông tin khách hàng bí mật và chỉ định chi phí
• Small to medium business – Phát triển doanh nghiệp trong khi giảm chi phí
• Large Enterprise – Bảo vệ hệ thống, thông tin và sự phát triển trong tương lai
• Coworking – Khả năng in quy mô cho sinh viên và giảng viên
• Life Sciences – Bảo vệ tài sản trí tuệ và giảm chi phí

02 –  Print Manager Plus

Print Manager Plus cung cấp cho doanh nghiệp quyền kiểm soát, quyền truy cập và thông tin chi tiết chưa từng có về hoạt động in. Được hoàn thiện qua nhiều thập kỷ sử dụng trong các tổ chức trên khắp thế giới, giải pháp phần mềm tiên tiến này đại diện cho sự hỗ trợ và công nghệ tốt nhất nhằm giảm chi phí, cắt giảm lãng phí và mang lại khả năng in ấn thông minh hơn.

Ngoài ra, Print Manager Plus cung cấp dịch vụ thanh toán cho khách hàng và dự án miễn phí, in di động, cài đặt quy tắc và quản lý hạn chế để kiểm soát quyền truy cập in, chi phí và bảo mật. Nó cung cấp một trạm phát hành bản in bằng nhiều ngôn ngữ để tạo điều kiện phát hành lệnh in an toàn và một cổng thanh toán để nhận thanh toán hoặc quản lý các khoản khấu trừ số dư cho mỗi lệnh in.

• Live Auditing – Bộ phận CNTT có thể truy cập tức thì thông tin in cập nhật từng phút được xác định bởi máy in, mạng hoặc chi phí.
• Quota and Budget Tracking – Đối với các tổ chức có giới hạn chi phí cố định, hạn ngạch và ngân sách hạn chế các nhóm người dùng và đơn vị tổ chức.
• Restrictions and Rule Setting – Các tổ chức có quyền kiểm soát tốt hơn đối với chi phí và bảo mật với các hạn chế và quy tắc được đặt trên máy in hoặc user.
• Web-based Reporting and Scheduling – Giao diện dựa trên web cho phép lập kế hoạch và thực hiện các nhu cầu ngân sách và luồng dữ liệu chính xác và dễ dàng.
• Release Station with Payment Options – Công việc in ấn được giữ lại để phát hành theo các quy tắc hoặc hạn chế được tạo điều kiện thuận lợi thông qua một cổng web minh bạch và có thể truy cập.
• Mobile Printing via Cloud – Người dùng có thể in từ mọi nơi với giao diện dựa trên web cho phép truy cập mạng.
• Client and Project Billing – Một hệ thống dựa trên phần mềm cho phép thanh toán cho khách hàng, tài khoản và mã từ máy trạm hoặc cổng web di động.
• Environmental Impact Reporting – Chất thải năng lượng và vật liệu từ in ấn được theo dõi trong thời gian thực, giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về thông tin xác thực của họ.

03 – PrinterOn

PrinterOn Enterprise là một giải pháp in ấn trên cloud dành cho doanh nghiệp phù hợp với các tổ chức thuộc mọi quy mô để quản lý cơ sở hạ tầng in ấn của họ trên cloud. Các tính năng chính của phần mềm bao gồm in đa thiết bị, in email, in pull và phát hành in an toàn.

Ngoài ra, PrinterOn Enterprise cung cấp nhiều phương thức xác thực, đăng nhập một lần (SSO), in offline từ xa và mã hóa đầu cuối để quản lý an toàn các lệnh in và phát hành. Nó cung cấp một giải pháp có thể mở rộng, có thể phát triển cùng với các doanh nghiệp để tiếp tục đáp ứng nhu cầu của họ ở các cấp độ khác nhau. Giải pháp này cũng bao gồm các ứng dụng dành cho iOS và Android cho phép người dùng tìm kiếm các máy in cụ thể và gửi hoặc phát hành công việc trực tiếp từ thiết bị di động của họ.

04 –  PrinterLogic

Bỏ kiến ​​trúc kế thừa tốn kém và chuyển sang môi trường in IP trực tiếp. Giảm bề mặt tiếp xúc, giữ an toàn cho dữ liệu và loại bỏ cơ sở hạ tầng phức tạp cản trở bạn trong khi giành được nhiều quyền kiểm soát hơn với quản lý tập trung.

Chuyển sang in serverless, quản lý tập trung các đối tượng máy in, driver, cấu hình và cài đặt từ Bảng điều khiển dành cho administrator của PrinterLogic. Hiển thị tất cả người dùng, thiết bị và hơn thế nữa từ một màn hình tập trung. Giờ đây, bạn có thể đẩy máy in mới, bản cập nhật và thay đổi tới người dùng cuối mà không cần tạo tập lệnh hoặc GPO theo lịch trình của nhóm. Giữ cho môi trường an toàn với các bản cập nhật tự động. Lợi ích chính của Serverless Printing:

• Centralized Management – Loại bỏ các máy chủ in và quản lý tất cả hoạt động in của tổ chức từ một vị trí duy nhất thông qua Bảng điều khiển dành cho administrator của PrinterLogic.
• Simple Implementation – Dễ dàng định cấu hình SaaS của PrinterLogic và các tính năng bảo mật bổ sung mà không cần xây dựng lại môi trường in hiện tại.
• Unlimited Scalability – Thích ứng với nhu cầu của tổ chức bằng một giải pháp dễ dàng mở rộng theo bạn, từ một trang web đến nhiều văn phòng, trên nhiều địa điểm.
• Cost-Efficient – Làm cho việc in ấn có chủ ý hơn và giảm chi phí bằng cách loại bỏ cơ sở hạ tầng cũng như hợp nhất các nhà cung cấp và giấy phép.
• Convenient for End Users – Cho phép tất cả người dùng cuối, bất kể vai trò nào, in ở đâu và khi nào họ cần với nỗ lực tối thiểu và ít yêu cầu trợ giúp hơn.
• Enhanced Security – Dữ liệu bí mật không nằm yên trên cloud mà vẫn được mã hóa cho đến khi nằm sau firewall.

05 – Equitrac Express

Equitrac Express là phần mềm quản lý in ấn và phục hồi chi phí được thiết kế cho các tổ chức giáo dục và thư viện của họ, bao gồm các trường K-12, cao đẳng và đại học. Các tính năng chính của giải pháp bao gồm báo cáo và phân bổ chi phí, quy tắc in có thể xác định và quản lý hàng đợi in. Các tính năng chính:

• Thu thập, phân bổ chi phí và báo cáo dựa trên phần mềm của mọi tài liệu được tạo trên mọi thiết bị trong khuôn viên trường hoặc khắp học khu
• Dễ dàng, tự động, thực thi hạn ngạch in của học sinh
• Follow-You Printing™ với Secure Document Release để loại bỏ việc in ấn không có người nhận một cách lãng phí và bảo vệ các tài liệu bí mật như bài kiểm tra và hồ sơ học sinh
• Hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán: Mức giá trị được lưu trữ thông minh hoặc dải từ, hệ thống thẻ khuôn viên, tài khoản in mạng cục bộ và tiền mặt
• Thu thập dữ liệu đầu cuối và khả năng PayPal để theo dõi và khôi phục chi phí in khi không có kết nối mạng
• Quy tắc in có thể xác định và định tuyến chi phí thấp nhất
• Có sẵn các giải pháp dựa trên terminal và nhúng thiết bị của Xerox
• Hệ thống thống nhất và tập trung dựa trên tiêu chuẩn, trung lập với nhà cung cấp để quản lý mạng in và phục hồi chi phí hoàn toàn
• I-Queue cho phép lựa chọn một hàng đợi in và driver chung cho tất cả các công việc, được phát hành an toàn tại MFP, bất kể loại nào tại bất kỳ vị trí nào trên mạng
• Với Phần mềm quản lý hệ thống dựa trên web, administrator có thể nhanh chóng và dễ dàng cập nhật danh sách tài khoản người dùng và bộ phận cũng như mã thanh toán qua internet
• Chức năng Mobile Web cho phép người dùng phát hành tài liệu từ thiết bị di động
• Capture and Send cho phép người dùng nắm bắt thông tin trên giấy và chuyển đổi cũng như định tuyến thông tin đó đến các đích khác nhau

06 – InfinityCloud UniPrint

InfinityCloud là một giải pháp in ấn dành cho doanh nghiệp dưới dạng phần mềm (Saas) cung cấp nền tảng quản lý in ấn trên cloud an toàn giúp tăng thêm giá trị thông qua quản lý driver in và in ấn dành cho doanh nghiệp được đơn giản hóa. Nó loại bỏ nhu cầu về các server in tốn kém, cho phép quản lý tập trung in IP trực tiếp và cải thiện trải nghiệm in tổng thể.

InfinityCloud cung cấp khả năng kiểm soát in đầy đủ được hỗ trợ với số liệu thống kê. InfinityCloud là một hệ thống in dành cho doanh nghiệp cho phép cả máy in từ xa và quản lý in tập trung hoạt động cùng một lúc. Khi đến lúc in, sự thuận tiện sẽ chiếm vị trí trung tâm. Đăng nhập vào Ứng dụng PF360 ngay từ Thiết bị Ricoh, Xerox, HP, Dell, Epson, Canon, Brother hoặc Lexmark và thực hiện lệnh in một cách liền mạch. 

• Direct IP Printing (Không có máy chủ): Máy in và thông tin của nó được nhập từ Server in. InfinitySend Agent được cài đặt trên máy tính để bàn của người dùng cuối (Windows) và làm mới driver máy in từ kho lưu trữ trung tâm. Các lệnh in sau đó được gửi trực tiếp đến máy in.
• SecurePrint: Sử dụng PDF được mã hóa 256-bit để in tới Hàng đợi SecurePrint. Người dùng xác thực để giải phóng công việc tại một MFD đã chọn bằng trình kết nối VPQ của InfinityCloud UniPrint, thiết bị vPad hoặc sử dụng ứng dụng PF360 Mobile trên iOS hoặc Android.
• Scanning: Ứng dụng PF360 Mobile có thể quét tới email, kho lưu trữ, Hàng đợi SecurePrint hoặc fax mà không cần MFD.
• Mobile Printing: In trực tiếp bằng Tiện ích mở rộng của Chrome, dịch vụ Chia sẻ in trên iOS và/hoặc dịch vụ In trên Android. Có thể in tới SecurePrint Queue hoặc ngay lập tức tới MFD.
• Client/Server printing: Người dùng in từ phiên máy chủ của họ tới máy in cục bộ được kết nối với máy trạm của họ.
• File2Print: Một file PDF được mã hóa 256 bit được gửi đến máy trạm của người dùng cuối để in ra máy in cục bộ của họ.
• Render Station: Cho phép in Gateway giữa người dùng văn phòng tại nhà và các địa điểm từ xa.
• Email2Print (không hiển thị): Địa chỉ email được liên kết với máy in. Các file đính kèm có thể được gửi qua email để được in trực tiếp hoặc gửi đến Hàng đợi SecurePrint để được phát hành sau. Điều này cho phép truy cập dễ dàng để in cho khách.
• Statistics (không hiển thị): Số liệu thống kê toàn diện có sẵn cho tất cả các quy trình công việc ở trên để theo dõi quá trình in, quét, gửi email và fax.

07 – Print Conductor

Print Conductor là phần mềm quản lý in ấn số lượng lớn phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô có nhu cầu in nhiều tài liệu một lúc mà không cần mở từng file. Giải pháp cung cấp hỗ trợ cho hơn 90 loại file bao gồm PDF, tài liệu Microsoft Office, file hình ảnh và file văn bản, cũng như một loạt format độc quyền hoặc dành riêng cho phần mềm.

Print Conductor chọn cách hiệu quả nhất để xử lý file. Giả sử bạn muốn in một số file Word DOCX “nguyên trạng”. Trong trường hợp này, Print Conductor sẽ sử dụng Microsoft Word API vì đây là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để xử lý các file DOC và DOCX. In hàng loạt hơn 90 loại tài liệu khác nhau:

• PDF documents: PDF, PDF/A, PDF/X – Print Conductor có công cụ in PDF nhanh và đáng tin cậy. In hàng loạt các file PDF theo bất kỳ tiêu chuẩn nào có hoặc không có file đính kèm. Bạn cũng có thể in các file PDF Portfolio và các file PDF có thể tìm kiếm, chỉ chứa hình ảnh và được bảo vệ bằng mật khẩu.
• Word documents: DOC, DOCX – In hàng loạt tài liệu Microsoft Word. Bạn có thể in các file Word có hỗ trợ macro, bật/tắt các bản sửa đổi và nhận xét, chọn Chế độ đánh dấu và cập nhật các trường động trước khi in các file Word. Bạn cũng có thể in hàng loạt file TXT, RTF, WPD và các file văn bản khác.
• Images: JPG, PNG, TIFF, BMP, PSD – Thiết lập DPI hình ảnh và kích thước giấy cho file hình ảnh. In hàng loạt ảnh JPEG, PNG, TIFF, PSD, SVG, RAW, CorelDraw CDR, CGM và các loại ảnh khác. Hình ảnh và ảnh cũng có thể được in ở các chế độ tỷ lệ khác nhau.
• Technical drawings & CAD files – In hàng loạt bản vẽ Autodesk AutoCAD DWG và DXF, bản vẽ Visio VSD, SLDDRW, IDW, IPN (file Autodesk, SolidWorks, Visio), KOMPAS-3D,… Print Conductor tương thích với eDrawings Viewer và Autodesk Inventor Viewer.
• Zebra ZPL labels, barcodes & QR-codes – Với Print Conductor, việc in mã vạch công nghiệp Zebra ZPL, mã QR hoặc nhãn ở chế độ hàng loạt thật dễ dàng. Bạn có thể in hàng loạt file Zebra ZPL được tạo bằng mã lập trình ZPL.
• Excel & PowerPoint: XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX – In bảng tính Excel (XLS, XLSX) bao gồm các file hỗ trợ macro và Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV), Microsoft Project MPP, XPS và nhiều loại tài liệu văn phòng khác với Dây dẫn In.

08 – ezeep

Tiết kiệm hàng trăm đô la cho mỗi người dùng mỗi năm, loại bỏ server in và driver máy in đồng thời giảm thiểu rủi ro đối với mạng và máy in. Đối với tất cả các thiết bị, ứng dụng và máy tính để bàn thì ezeep là một nền tảng quản lý in trên nền tảng cloud phù hợp với các tổ chức thuộc mọi quy mô có cơ sở máy in dùng chung, chẳng hạn như không gian làm việc chung, tổ chức giáo dục và các công ty vừa và nhỏ.

Các tính năng chính của giải pháp này bao gồm quản lý in tập trung, in đa thiết bị và cổng quản lý dựa trên cloud. ezeep Blue cung cấp khả năng in đáng tin cậy cho bất kỳ máy in nào mà không cần cài đặt driver máy in. Chỉ cần đăng ký và kết nối máy in chỉ với một vài cú nhấp chuột.

• Máy in mạng
• Máy in di động
• Máy in văn phòng tại nhà
• Máy in dùng chung
• Máy in nhãn
• Máy in điểm bán hàng

09 –  Ink Cloud

Ink Cloud cung cấp giải pháp in tốt hơn, nhanh hơn và thông minh hơn thông qua nền tảng dựa trên cloud all-in-one. Nền tảng phần mềm quản lý in toàn diện của Ink Cloud giải quyết các vấn đề nan giải cho mọi loại máy in. Nó linh hoạt, dễ sử dụng và có quy mô để đáp ứng nhu cầu. 

Nền tảng MIS phần mềm dưới dạng dịch vụ của Ink Cloud là một giải pháp đầu cuối cung cấp năng lượng cho các nhà môi giới in ấn, nhà bán lẻ in ấn và máy in thương mại lớn. Nền tảng của Inkcloud giảm ma sát, tăng hiệu quả đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí không giống như các đối thủ lỗi thời.

• Accounting Module – Lập hóa đơn với tích hợp ‘Tax Cloud’ cho phép biết chính xác mức thuế bán hàng. Ngoài ra, Ink Cloud có thể được đồng bộ hóa với phần mềm kế toán cho Quickbooks & Xero. Quản lý miễn thuế cũng có sẵn.
• Production Module – Truyền dữ liệu công việc và tác phẩm nghệ thuật thông qua kiểm tra trước khi bay, áp đặt tự động và quy tắc kinh doanh để giao công việc cho nhà in thích hợp. Đưa các áp đặt trực tiếp vào hàng đợi báo chí kỹ thuật số. Đồng thời quản lý và định tuyến quy trình sản xuất thông qua các quy tắc kinh doanh.
• Microsites – Trang web dành riêng cho B2B an toàn được xây dựng để cho phép nhóm của công ty bạn mua tài sản thế chấp marketing của riêng bạn thông qua đối tác in của họ. Các tiện ích mở rộng nhẹ cho phiên bản hoàn hảo cho các cổng thông tin nội bộ của công ty, các trang web chuyên biệt,…Có thể là một phần của nền tảng ERP của Ink Cloud hoặc hoạt động độc lập cho các nhà môi giới in ấn.
• Shipping – Bảng điều khiển vận chuyển bao gồm tích hợp giá cước theo thời gian thực với UPS, FedEX và USPS. Mua và in nhãn vận chuyển. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập địa điểm nhận hàng với địa chỉ và xác định thời gian lấy hàng cũng như quy tắc thiết lập cho logic vận chuyển kết hợp, hành vi vận chuyển mù quáng,…
• Inventory & Warehousing – Mô-đun hệ thống quản lý kho tập trung vào hàng tồn kho Ink Cloud được thiết kế để đảm bảo bạn luôn có số lượng chu kỳ chính xác nhưng cũng có thể dự đoán khi nào bạn cần đặt hàng lại. Các tính năng theo dõi hàng tồn kho dễ cài đặt bao gồm ảnh chụp nhanh hàng tồn kho theo thời gian, nhiều kho hàng cũng như bổ sung tự động.

10 – Aleyant PrintJobManager

Aleyant PrintJobManager được đơn giản hóa MIS/ERP. Nó sử dụng cách tiếp cận di động, dựa trên cloud cho MIS, bao gồm một phương tiện nhanh chóng để tạo giá theo định hướng thị trường, quản lý công việc, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi và ước tính công việc theo thời gian thực.

PrintJobManager sử dụng các mẫu định giá chuyên sâu để ước tính và định giá các công việc. Quá trình này cho phép định giá nhất quán và nhanh chóng trong quá trình sản xuất và tăng nguyên liệu/giấy thường xuyên.

Với việc triển khai Pressero web-to-print, bạn có thể dễ dàng tự động hóa quy trình in của mình. Điều này sẽ dẫn đến việc hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn đồng thời giảm các mục nhập thủ công, lỗi và lãng phí.

Aleyant PrintJobManager được đơn giản hóa MIS/ERP. Nó sử dụng cách tiếp cận di động, dựa trên cloud cho MIS, bao gồm một phương tiện nhanh chóng để tạo giá theo định hướng thị trường, quản lý công việc, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi và ước tính công việc theo thời gian thực.