Sao y bản chính là gì?

Khi làm hồ sơ, giấy tờ, các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, trường học, … đều yêu cầu giấy tờ phải sao y bản chính. Vậy sao y bản chính là gì, đơn vị nào được phép sao y bản chính? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là sao chép đầy đủ chính xác nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. (Căn cứ theo khoản 4, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Bản sao y bản chính là bản sao chứng thực từ bản chính. Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. (Theo khoản 2, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Như vậy sao y bản chính hay sao y công chứng chính là việc sao chép nguyên văn cả về nội dung và hình thức của tài liệu gốc thành nhiều văn bản khác nhau sau đó được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực là chính xác so với văn bản gốc.

Theo quy định, có thể chia sao y thành 2 loại theo ngôn ngữ trên văn bản cần sao y:

• Sao y văn bản tiếng Việt.
• Sao y văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài.

2. Đơn vị nào có chức năng sao y bản chính?

Căn cứ điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ các cơ quan, tổ chức sau mới có quyền chứng thực:

• Phòng Tư pháp phường, xã, quận, huyện, thành phố.
• UBND xã, phường, thị trấn.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
• Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

3. Giá trị pháp lý

Giá trị pháp lý chủ yếu do cơ quan nhà nước thực hiện. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau. Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 23/NĐ-CP, giá trị pháp lý được thể hiện như sau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Chữ ký được chứng thức có giá trị chứng minh yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
• Hợp đồng giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm, các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

4. Những giấy tờ, văn bản không đươc chứng nhận sao y bản chính

Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp dưới đây bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

• Những bản chính, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
• Những bản chính, văn bản bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung
• Những bản chính, văn bản được đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không dược sao chụp.
• Những bản chính, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức, xã hội. tuyên truyền, kích động chiến trang, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đi xuyên tạc lịch sử của sân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân.
• Các loại bản chính, văn bản giấu tờ được các cơ quan rổ chức coa thầm quyền của nước ngoài cấp, các loại giấy tờ công chứng hoặc giấu chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Các loại giấy tờ, các văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng không được chứng thực bản sao.

Hy vọng với những chia sẻ về sao y bản chính phía trên sẽ giúp bạn trả lời những thắc mắc của mình.