Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
THƯỜNG NIÊN

Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi áp dụng

Quy chế áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên của Công ty cổ phần ………………….(gọi tắt là Công ty).

Điều 2: Quy chế này quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội.

Điều 3: Cổ đông và các bên tham gia có trách nhiệm thực hiện theo các quy định tại Quy chế này.

Chương II: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI

Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông phổ thông.

A.Điều kiện tham dự:

Cổ đông là đại diện pháp nhân, thể nhân hoặc đại diện cổ đông, một nhóm cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty vào ngày chốt danh sách cổ đông được quyền tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên.

B.Quyền của các cổ đông đủ điều kiện khi tham dự Đại hội:

1. Được biểu quyết tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo quy định của điều lệ.

2. Được uỷ quyền bằng văn bản cho người đại diện thay mặt mình tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.

3. Ban tổ chức Đại hội sẽ thông báo công khai toàn bộ nội dung chương trình Đại hội; Tất cả cổ đông đủ điều kiện được tham gia ý kiến trực tiếp hoặc thông qua đại diện uỷ quyền của mình; Tất cả các ý kiến tham gia đều được thảo luận tại Đại hội đồng cổ đông.

4. Tại Đại hội đồng cổ đông, mỗi cổ đông, đại diện cổ đông khi tới tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải mang theo Giấy xác nhận dự họp, Giấy uỷ quyền dự họp (đối với đại diện cổ đông) nộp cho Ban Kiểm tra tư cách cổ đông và được nhận một Phiếu biểu quyết (ghi số thứ tự cổ đông và số cổ phần có quyền biểu quyết của mình). Giá trị biểu quyết của phiếu bầu mà cổ đông, đại diện cổ đông đó nắm giữ tương ứng với tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết mà người đó sở hữu hoặc đại diện theo đăng ký tham dự Đại hội trên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các đại biểu có mặt tại Đại hội.

5. Các cổ đông, đại diện cổ đông khi tới dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sau khi nghe báo cáo về các nội dung cần thông qua sẽ cùng thảo luận và thông qua từng phần bằng biểu quyết.

6. Cổ đông đến Đại hội muộn (không quá 15 phút) có quyền đăng ký ngay, sau đó có quyền tham gia và biểu quyết ngay tại Đại hội, nhưng Chủ toạ không có trách nhiệm dừng Đại hội để cho họ đăng ký và hiệu lực của các đợt biểu quyết để tiến hành sẽ không bị ảnh hưởng.

C. Nghĩa vụ của các cổ đông phổ thông khi tham dự Đại hội:

1. Tham gia hoặc uỷ quyền tham gia cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo điều lệ của Công ty.

2. Tuân thủ các quy định tại Quy chế này.

3. Các cổ đông hay đại diện cổ đông khi tới tham dự cuộc họp phải hoàn thành các thủ tục đăng ký tham dự Đại hội với Ban tổ chức Đại hội.

4. Nghiêm túc chấp hành nội quy tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết quả làm việc tại Đại hội.

Điều 5: Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội

Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông do Hội đồng quản trị đề cử và thông qua Đại hội. Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội nhận giấy tờ cổ đông đến họp; Phát các tài liệu và Phiếu biểu quyết; Báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội.

Điều 6: Quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ và Thư ký

1. Hội đồng quản trị Công ty đề cử Ban tổ chức (gồm: Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký Đại hội, Ban kiểm tra tư cách cổ đông) để Đại hội thông qua.

2. Chủ tịch HĐQT là chủ toạ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

3. Quyết định của Chủ tọa về vấn đề trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội đồng cổ đông sẽ mang tính phán quyết cao.

4. Chủ tọa Đại hội tiến hành các công việc mà họ thấy là cần thiết để điều khiển Đại hội đồng cổ đông một cách hợp lệ và có trật tự; hoặc để Đại hội phản ánh được mong muốn của đa số cổ đông tham dự.

5. Không cần lấy ý kiến của Đại hội, bất cứ lúc nào Chủ tọa Đại hội đồng cổ đông cũng có thể trì hoãn Đại hội đến một thời điểm khác và tại một địa điểm khác do Chủ tọa quyết định nếu nhận thấy rằng:

a. Hành vi của những người có mặt cản trở hoặc có khả năng cản trở diễn biến của cuộc họp.

b. Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ.

6. Ban thư ký thực hiện các công việc trợ giúp theo phân công của Đoàn chủ tịch.

Chương III: TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI

Điều 7: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% số cổ phần có quyền biểu quyết theo danh sách cổ đông chốt.

Điều 8: Cách thức tiến hành Đại hội

A.Đại hội sẽ lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung:

– Theo các nội dung đã gửi cho cổ đông.

B.Đại hội đồng cổ đông sẽ được tổ chức trong thời gian một buổi:

Đại hội đồng cổ đông chính thức

Nội dung chính:

– Thông qua Ban kiểm tra tư cách cổ đông; Đoàn chủ tịch; Ban Thư ký; Ban kiểm phiếu.

– Thông qua chương trình Đại hội (gửi trước cho các cổ đông)

– Biểu quyết thông qua các nội dung đã được Đoàn chủ tịch trình bày.

– Thông qua Nghị quyết Đại hội.

– Thông qua biên bản Đại hội

Chương IV: KẾT THÚC ĐẠI HỘI

Điều 9: Thông qua Quyết định của cuộc họp Đại hội cổ đông:

Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề trong cuộc họp được thông qua khi được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của tất cả các cổ đông và đại diện cổ đông dự họp chấp thuận.

Điều 10: Biên bản cuộc họp Đại hội cổ đông

Tất cả các nội dung tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được thư ký Đại hội ghi vào sổ biên bản của Công ty. Biên bản cuộc họp được đọc và thông qua trước khi bế mạc cuộc họp và được lưu giữ vào sổ biên bản của Công ty.

Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11: Quy chế này gồm 5 chương 11 điều, được thông qua ngày 23 tháng 03 năm 2008 và có hiệu lực kể từ ngày ký.