Chạy KPI là gì? Những điều cần biết về KPI trước khi đi làm

Bạn đã được nghe nói nhiều về KPI và nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng KPI, nhưng bạn chưa hiểu rõ KPI là gì? Chạy KPI là gì? Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về KPI là gì, lợi ích của KPI, quy trình xây dựng KPI chuẩn, phân loại KPI, các ứng dụng hỗ trợ xây dựng KPI là gì? Vậy mời bạn cùng Pgdphurieng.edu.vn.vn tìm hiểu chạy KPI là gì? Những điều cần biết về KPI trước khi đi làm trong bài viết này nhé.

1. KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty, hay sự vận hành của cả công ty. KPI cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất hoạt động của từng bộ phận, từng nhân viên và của cả công ty nói chung tại thời điểm bất kỳ.

Ví dụ: KPI về tăng trưởng bán hàng.

Tăng trưởng bán hàng giúp doanh nghiệp đo lường được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm. Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu là đạt tăng trưởng bán hàng là 20% nhưng kết quả đạt được là 32,7%. Chỉ số KPI tốt là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đặt ra.

KPI không những là tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của một cá nhân, phòng ban, tổ chức mà nó còn là công cụ để so sánh thành tích với các cá nhân, phòng ban, tổ chức khác. Cho đến nay, KPI vẫn là một chỉ số được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.

2. Chạy KPI là gì?

Nếu bạn đã hiểu KPI là gì thì bạn cũng sẽ dễ dàng hiểu được chạy KPI là gì? Chạy KPI được hiểu là việc một người đang thực hiện dự án, cố gắng hoàn thành đủ các công việc để đạt được mức KPI mà cấp trên đặt ra.

3. Những điều cần biết về KPI trước khi đi làm

3.1 Lợi ích của KPI là gì?

Đối với doanh nghiệp, lãnh đạo

• Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
• Hoạch định được chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp

Đối với nhân viên

• Hiểu được công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ hoàn thành các mục tiêu của tổ chức đề ra
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên, nhân viên có trách nhiệm hơn trong công việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Thấy được các cơ hội để cải thiện hiệu quả, sự cộng tác giữa nhân viên để đạt được các mục tiêu chung

3.2 Phân loại KPI

Có rất nhiều cách khác nhau để phân loại KPI, có rất nhiều loại KPI được sử dụng trong doanh nghiệp, bạn nên chọn loại KPI phù hợp nhất cho chiến lược kinh doanh của mình. Dưới đây là các loại KPI phổ biến phân loại theo từng vai trò trong một công ty:

• KPI Kinh doanh

Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đo lường được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào các chỉ số KPI này, doanh nghiệp sẽ xác định được hiệu quả của dự án, nhận ra những điểm yếu kém để khắc phục trong quy trình kinh doanh.

• KPI Tài chính

Loại KPI Tài chính được các cấp quản lý, lãnh đạo của bộ phận tài chính sử dụng để theo dõi, đo lường tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số KPI có thể là lợi nhuận, doanh thu,…

• KPI Tiếp thị

Chỉ số KPI Tiếp thị giúp đội ngũ Marketing của công ty đo lường hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, marketing, các kênh tiếp thị,… Từ mục tiêu đề ra, đội ngũ Marketing sẽ thấy được chiến dịch đó có đạt hiệu quả hay không và đánh giá mức độ hiệu quả, cần cải thiện gì? Loại bỏ gì để tập trung vào kênh đạt hiệu quả nhất.

• KPI Bán hàng

KPI bán hàng được áp dụng trong các công ty, doanh nghiệp cả lĩnh vực bán lẻ cho đến bất cứ sản phẩm dịch vụ nào được bán ra đều được tính vào KPI bán hàng. KPI bán hàng được dùng để đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng đóng góp vào quy trình theo dõi, đánh giá doanh thu.

• KPI Quản lý dự án

KPI Quản lý dự án được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi tiến độ và mức độ hiệu quả của từng dự án. Các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn trong dự án, hiệu suất của nhân viên, mức độ hiệu quả so với mục tiêu ban đầu đặt ra

3.4 Những sai lầm khi xây dựng KPI

• Không xác định KPI rõ ràng: Với suy nghĩ chỉ cần chạy KPI mà không xác định rõ ràng từ con số hay chiến lược cụ thể dẫn đến sự thất bại. KPI phải dễ nhận biết, được truyền đạt đúng cách đối với những bộ phận có liên quan. Như vậy có thể nắm rõ hơn tình hình chung để có hướng điều chỉnh và đưa ra chỉ số KPI hợp lý hơn.
• KPI xa rời thực tế, không thể đạt được: KPI muốn mang lại cho từng cá nhân và doanh nghiệp đó là có thể hoàn thành mục tiêu ngắn hạn. Vậy nên cần xác định tính khả thi của KPI để đảm bảo nhân viên hay từng bộ phận luôn hoàn thành tốt nhất.
• Thiếu tính cụ thể: Một KPI không cụ thể theo từng hạng mục công việc, thời gian sẽ khó theo dõi được con số đo lường chi tiết. Vậy nên cần xây dựng các KPI thật cụ thể, chi tiết để dễ dàng theo dõi tiến độ, theo dõi hiệu quả công việc một cách chính xác nhất.
• KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: KPI được xây dựng và theo dõi dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của phòng ban đó. Nếu xây dựng và đánh giá KPI không phù hợp với mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đề ra sẽ không mang đến kết quả từ mục tiêu đặt ra ban đầu.

• Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả mà bỏ qua KPI dẫn dắt: Nếu KPI chỉ đưa ra chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng mà không đưa ra được quá trình để có được kết quả thì chỉ số KPI sẽ trở lên mông lung và khó có thể đạt được. Vì vậy giữa các chỉ số KPI cần có mối quan hệ quá trình – kết quả chặt chẽ.
• Xây dựng KPI cố định, không cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian: Nếu xây dựng KPI cố định, thì khi đã đạt được mục tiêu đề ra, KPI vẫn giữ nguyên không thay đổi thì sẽ rất lãng phí nguồn nhân lực, mục tiêu không thay đổi, doanh nghiệp dậm chân tại chỗ. Nếu KPI được tùy chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của công ty, doanh nghiệp thì sẽ đảm bảo sự phát triển mạnh mẽ hơn, nếu trong lúc khó khăn cũng cần điều chỉnh KPI để nhân viên, các bộ phận có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.
• Thiếu tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện: KPI tốt nhưng trong quá trình thực hiện thiếu tính trách nhiệm thì cũng không đạt được hiệu quả tốt. Mỗi KPI cần phải có một người chịu trách nhiệm theo dõi sát sao trong quá trình thực hiện. Việc khuyến khích khen thưởng, thành tích KPI cũng giúp các cá nhân, bộ phận đó cố gắng để đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao chất lượng công việc.

3.5 Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận, người lập KPI là ai?

Cách 1: Bộ phận, phòng ban sẽ chủ động xây dựng hệ thống KPI

Người trực tiếp xây dựng hệ thống KPI là các trưởng bộ phận, phòng ban, xây dựng KPIs cho các vị trí trong bộ phận, phòng ban đó. Bộ phận, phòng, ban càng lớn thì trưởng bộ phận sẽ chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.

Cách 2: Quản lý cấp cao lập KPI và chuyển xuống cấp dưới

Bộ phận nhân sự, quản lý cấp cao là người trực tiếp lập KPIs cho từng phòng, ban, bộ phận đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Nhưng vì là quản lý cấp cao nên sẽ không thể nắm rõ tình hình, chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng, ban. Vì vậy hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng để khắc phục vấn đề trên.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có chức năng, nhiệm vụ riêng, nên khi xây dựng các chỉ số KPIs thì yếu tố quan trọng nhất đó là phải đảm bảo được chúng gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của từng phòng ban, doanh nghiệp.

Khi bạn đã xác định được KPI với mục tiêu của từng nhân viên, vị trí, phòng ban, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc. Tiêu chí SMART dùng để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc, cụ thể như sau:

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPIs mà bạn xây dựng không đạt được những tiêu chí SMART sẽ gây ra ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá thực hiện công việc, thậm chí còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức của doanh nghiệp, công ty.

Lưu ý các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban đó. Ví dụ: Các chỉ số KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, chất lượng sản phẩm, lợi nhuận, dịch vụ khách hàng, doanh thu nhân viên,…

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi người lập KPI đã xác định được các chỉ số KPIs cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, tiếp theo là áp dụng nó vào trong việc quản trị, gồm cả nhân sự và năng suất. Chỉ số KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. KPI hầu như được chia về 3 nhóm chính:

Nhóm 1. Nhóm tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm 2. Nhóm tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm 3. Nhóm tốn ít thời gian và ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có sẽ bao gồm cả 3 yếu tố KPI: A, B và C.

Mỗi nhóm sẽ có một trong số khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của nhóm đó, ví dụ: Nhóm 1: 50%; nhóm 2: 30%, nhóm 3: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A thì sẽ bao gồm cả 3 yếu nhóm 1, nhóm 2, nhóm 3.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Từ mức độ hoàn thành KPI người lập hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định cho mỗi cá nhân. Chính sách lương thưởng dựa trên mức độ hoàn thành KPI này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo cao cấp, quản lý, người lập KPI, hay do nhân viên tự thống nhất với nhau tùy theo.

Để đánh giá một cách khách quan và toàn diện nhất thì cần kết hợp ý kiến của cả lãnh đạo, khách hàng và bản thân nhân viên trong buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Hệ thống KPIs phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian để có thể bám sát thực tế và các mục tiêu của doanh nghiệp. Cần xem xét các KPIs vừa lập để đảm bảo số liệu phù hợp, để mọi thứ đạt đến mức tối ưu thì cũng mất vài tháng đầu, khi đã có KPI tốt và tối ưu nhất hãy duy trì chúng trong ít nhất một năm.

4. Các công cụ hỗ trợ miễn phí để xây dựng KPI hiệu quả

4.1 Phần mềm Scoro

Phần mềm Scoro là một trong những phần mềm miễn phí, hỗ trợ xây dựng KPI để quản lý dự án trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống với nhiều tính năng từ kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng KPI đến lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm,… Cách sử dụng Scoro cũng rất đơn giản với dạng bảng điều khiển thông minh, dễ sử dụng.

4.2 Phần mềm Acheckin

Acheckin là một ứng dụng trên điện thoại thông minh dành cho các doanh nghiệp mới thành lập, giúp tăng hiệu suất trong kinh doanh, có thể cài đặt trên cả hai hệ điều hành Android và iOS. Ứng dụng Acheckin cung cấp nhiều tính năng như chấm công bằng QR code, quản lý công việc, tính năng nhắc nhở, đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan nhất,… Người dùng có thể điều chỉnh một cách linh hoạt để phù hợp với các dự án của doanh nghiệp.

4.3 Phần mềm Tanca

Phần mềm đánh giá KPI miễn phí Tanca là một phần mềm theo dạng cho thuê. Phần mềm Tanca cung cấp nhu cầu quản lý KPI cho các doanh nghiệp, hiện đang là xu hướng của các công ty phân phối máy chấm công. Phần mềm hỗ trợ rất nhiều tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết KPI với hệ số lương,.. Sử dụng Tanca doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian thu thập dữ liệu của nhà quản lý. Đặc biệt bạn có thể sử dụng Tanca trong khi offline mà không bị mất dữ liệu.

4.4 Phần mềm SimpleKPI

Phần mềm miễn phí tiếp theo hỗ trợ xây dựng KPI một cách hiệu quả và dễ dàng đó chính là SimpleKPI. Phần mềm SimpleKPI cung cấp nhiều tính năng nổi bật cho người dùng tương tự Scoro, người dùng dễ dàng quản lý, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với doanh nghiệp. Phần mềm Simple KPI tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ dễ dàng theo dõi số liệu.

4.5 Phần mềm chuyên quản lý nhân sự HrOnline

Phần mềm HROnline là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được cung cấp bởi SoftOne. HrOnline giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều lĩnh vực hoạt động, giám sát dự án của doanh nghiệp một cách đơn giản và dễ dàng nhất, xây dựng KPI quản lý nhân sự. Dữ liệu của công ty, doanh nghiệp được tự động lưu và cập nhật bằng công nghệ điện toán đám mây giúp tiết kiệm thời gian. Sử dụng HROnline, nhà quản lý có thể theo dõi, tối ưu lịch trình làm việc cho nhân viên, các phòng ban một cách hiệu quả nhất.

Như vậy, bạn đã cùng Pgdphurieng.edu.vn.vn tìm hiểu thế nào là KPI, chạy KPI là gì? Những điều cần biết về KPI trước khi đi làm, những phần mềm hỗ trợ xây dựng KPI miễn phí cho doanh nghiệp, các nhà quản lý và lãnh đạo công ty. Hi vọng sau khi theo dõi bài viết này, bạn sẽ có thể hiểu hơn về chỉ số KPI, những thông tin cơ bản cần biết về KPI trước khi bạn đến công ty làm việc. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này.