Những cách chia sẻ Google Docs

Bạn có một số cách để chia sẻ Google Docs với mọi người với thiết lập hạn chế quyền truy cập. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về chia sẻ link Google Docs.

Dùng Share Settings để chia sẻ Google Docs

Nếu không phải đang làm việc trên một drive chia sẻ, Google mặc định đặt tài liệu bạn tạo sang Restricted. Điều đó có nghĩa bạn cần điều chỉnh các cài đặt chia sẻ trước khi người khác có thể xem nó qua liên kết. Nếu không, người xem sẽ tới một trang nhắc họ yêu cầu quyền truy cập.

Để điều chỉnh các cài đặt quyền trên file của bạn, click Share ở góc phải phía trên cùng của màn hình để mở cài đặt chia sẻ. Trong menu này, bạn có thể xem nhanh những ai đã truy cập tài liệu. Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập tới file khác. Dưới đây là cách mỗi phần trong menu này hoạt động.

Add People and Groups

Nếu muốn hạn chế người truy cập Google Docs, bạn có thể thêm người sử dụng trường này ở phía trên đầu của menu. Nhập địa chỉ email tại đây. Bước tiếp theo là phân vai trò, chọn nội dung muốn nhắn gửi và thêm lựa chọn thông báo.

Người dùng sẽ nhận được một email cho họ biết nội dung đã chia sẻ, bao gồm liên kết dẫn tới đó. Họ cũng có thể tìm lại nó sau đó trong tab Shared with me trong Google Drive.

People With Access

Trong People With Access, bạn có thể thấy ai đã truy cập tài liệu. Bạn cũng có thể thay đổi vai trò bằng cách click mũi tên bên cạnh nó, bao gồm:

• Viewer – Những người có thể thấy tài liệu, tải, in hoặc sao chép nó.
• Commenter – Họ có thể chia sẻ và dùng bình luận hoặc đề xuất để giao tiếp với bạn.
• Editor – Họ có quyền kiểm soát đứng thứ hai sau Owner. Họ có thể thay đổi nội dung trong Google Docs, xử lý đề xuất của người khác, thậm chí chia sẻ file với người khác và điều chỉnh quyền của họ.

Ngoài ra, bạn có thể dùng menu này để Transfer file ownership – Chuyển quyền sở hữu file hoặc Remove access – Loại bỏ quyền truy cập.

General Access

Trong General Access, bạn có thể quyết định giữ nguyên hạn chế của tài liệu hoặc cấp quyền truy cập Anyone with the link. Để làm việc này, click menu cạnh Restricted và thực hiện thay đổi cần thiết.

Sau khi hoán đổi, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt này để cho phép người có link xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Nhớ rằng, nếu đã mở file cho người khác chia sẻ, bạn không thể ngăn họ chia sẻ link Google Docs đó cho người khác.

Copy Link

Sao chép liên kết ở góc bên trái phía dưới cùng của bảng là cách lấy link nhanh. Giờ bạn có thể dán nó vào bất kỳ vị trí mong muốn.

Xuất bản Google Docs và chia sẻ link

Bạn có thể xuất bản Google Docs cho mọi người xem bằng cách click File ở góc phải phía trên cùng của màn hình, trỏ chuột qua Share và chọn Publish to web. Tại đây, toàn bộ việc bạn cần làm tại đây là click nút Publish.

Thiết lập cài đặt chia sẻ ở đây giống với tùy chọn Anyone with the link. Ngoại trừ việc thông tin ở đây chỉ có thể xem. Vì thế, khi file đã sẵn sàng được xem, bạn có thể nhấn nút xuất và cấp quyền truy cập khác.

Thế nhưng nếu cần tiếp tục công việc trên tài liệu đó, bạn có thể điều chỉnh cài đặt để không ai thấy thay đổi cho tới khi bạn nhấn Publish lần nữa. Để làm việc này, click menu cạnh Published content & settings sau khi bạn xuất bản nó, và bỏ tích Automatically republish when changes are made.

Sau khi xuất bản nó, bạn có thể chia sẻ link hoặc nhúng nó vào tài liệu hay trang web khác. Để gỡ tập tin xuống, toàn bộ việc bạn cần làm là quay lại menu chính, rồi chọn Stop publishing. Đây là cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin mà không cần xây dựng web hoặc lo lắng về tên miền và lưu trữ.

Liên kết tới khu vực cụ thể bằng cách tạo bookmark trong Google Docs

Tạo bookmark trong Google Docs sẽ đưa người đọc tới vị trí nhất định trên trang. Để làm việc này:

1. Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn hiện bookmark.
2. Tới Insert và Bookmark.
3. Sau khi chọn Bookmark, biểu tượng sẽ hiện ra trong tài liệu của bạn.
4. Click vào biểu tượng để sao chép link hoặc xóa nó.

Trên đây là 3 cách chia sẻ Google Docs đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.