Hiệu quả giảm dung lượng file PowerPoint

PowerPoint là một trong những phần mềm tạo slide trình duyệt phổ biến nhất Việt Nam. Những file PowerPoint có nhiều slide có thể nặng nề một cách bất thường do chứa nhiều thông tin và ảnh thừa. Đến với bài viết này, Pgdphurieng.edu.vn.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả.

1. Lưu file PowerPoint dưới dạng phiên bản mới nhất

PowerPoint là sản phẩm của nhà phát hành phần mềm Microsoft và qua những năm họ lại cho ra những phiên bản Office tân tiến nhất trong đó có PowerPoint. Để PowerPoint có thể được lưu trữ dưới dạng file ít dung lượng nhất, các bạn cần phải để nó ở phiên bản PowerPoint ít nhất.

Để làm được điều đó, đầu tiên các bạn cần phải click mở ribbon File trên thanh công cụ.

Tiếp đó các bạn click chọn Save As trong danh sách tùy chọn của File.

Hoặc các bạn có thể sử dụng phím tắt F12 để thực hiện chức năng Save As này.

Khi lưu file PowerPoint mới, các bạn chọn Save as type là PowerPoint Presentation để có thể xuất ra file PowerPoint mới nhất mà máy tính bạn có.

Cuối cùng bấm Save để lưu file.

Như các bạn sẽ thấy file PowerPoint cũ có đuôi .ppt có dung lượng lên tới 781KB nhưng file PowerPoint có đuôi .pptx mới nhất thì chỉ có dung lượng 355KB mà thôi.

2. Lưu ý khi tạo thêm ảnh trong các slide của PowerPoint

Việc chèn thêm hình ảnh vào PowerPoint sẽ làm cho các slide của bạn được minh họa sinh động hơn, đây là việc không thể bỏ qua. Nhưng việc chứa đựng nhiều bức ảnh cũng là một nguyên nhân khiến file PowerPoint của bạn trở nên năng nề.

Việc chèn ảnh không thể bỏ qua được thì chúng ta cần tìm cách chèn những bức ảnh ít dung lượng nhất.

Có nhiều cách khác nhau để có thể chèn ảnh vào file PowerPoint nhưng phương pháp Sao chép hình ảnh rồi paste trực tiếp vào slide sẽ khiến các bức ảnh được chèn vào được tự động chuyển hóa thành file .PNG. Trong khi đó hai đuôi định dạng ảnh phổ biến ta thường thấy là .PNG và .JPG, đuôi .JPG sẽ có dung lượng ít hơn vì sử dụng phương pháp lưu trữ điểm màu.

Vì thế, khi muốn chèn ảnh các bạn không nên paste trực tiếp qua clipboard mà hãy thực hiện qua thao tác lưu trữ hình ảnh rồi chèn ảnh ở ribbon Insert, chọn Pictures trong nhóm Pictures.

3. Nén file ảnh trong PowerPoint

Như đã nói ở phần hai, chèn ảnh vào file PowerPoint là một việc cần thiết nhưng nếu muốn giảm dung lượng thì chúng ta cũng có thể nén các file ảnh trong Powerpoint.

Để làm được việc này, chúng ta cần phải Save As lưu file PowerPoint dưới file khác. Để có thể Saves As file khác các bạn chọn cách vào ribbon File rồi chọn Save As hoặc bấm F12 trên bàn phím.

Sau khi mở Save As, các bạn click vào Tools rồi chọn Compress Pictures.

Sau khi Compress Pictures hiển thị, các bạn chọn Web (150 ppi): good for web pages and projectors để có thể giảm dung lượng file PowerPoint thấp nhất. Bấm OK để xác định cài đặt.

Cuối cùng bạn nhớ đặt tên (khác với tên file cũ) và bấm Save để lưu file.

Như các bạn thấy file mà Pgdphurieng.edu.vn vừa lưu đã có dung lượng file nhỏ hơn file PowerPoint cũ nhưng vì file không có quá nhiều ảnh nên dung lượng file giảm không rõ rệt.

Nếu file của các bạn được chèn nhiều ảnh thì dung lượng file được giảm sẽ rõ rệt hơn.

4. Tắt tính năng AutoRecover

Một cách khác để giảm dung lượng file PowerPoint đó là các bạn cần phải tắt tính năng AutoRecover của PowerPoint để tránh nặng nề file khi các bạn không cần những chức năng tự lưu cao cấp.

Chức năng này rất tiện lợi khi các đang làm slide mà máy tính bị ngắt nguồn điện thì nó sẽ tự động lưu trữ, nhưng nếu không cần thiết thì các bạn có thể tắt đi để giảm dung lượng file.

Để có thể tắt chế độ AutoRecover, các bạn click mở ribbon File trên thanh công cụ.

Tiếp đó các bạn click vào Options trong danh sách tùy chọn của File.

Sau khi bảng tùy chọn PowerPoint Options xuất hiện, các bạn chuyển sang tab Save.

Tiếp đó các bạn bỏ dấu tích trước dòng Save AutoRecover information every ở mục Save presentations và bỏ dấu tích trước dòng Embed fonts in the file trong mục Preserve fidelity when sharing this presentation.

Sau đó bạn bấm OK để xác nhận cài đặt.

Như vậy Pgdphurieng.edu.vn.vn đã hướng dẫn các bạn các cách khác nhau để giảm dung lượng file PowerPoint của mình. Hi vọng bài viết hướng dẫn này của Pgdphurieng.edu.vn.vn chúng tôi đã đủ hữu ích với các bạn. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết hướng dẫn khác hay hơn.