Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Những con số trong bảng tính Excel là vô cùng quan trọng, thậm chí sự nhầm lẫn 1 chữ số trong bảng tính gây ra hậu quả rất lớn. Để tránh xảy ra sự nhầm lẫn số liệu các bạn nên đặt giới hạn cho cột ô dữ liệu giảm thiểu hậu quả khi nhầm lẫn. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết tới các bạn cách Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel.

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu muốn giới hạn giá trị (ví dụ ở đây giới hạn giá trị nhập trong cột phụ cấp chức vụ ) -> vào thẻ Data -> Data Validation:

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện kích chọn thẻ Setting lựa chọn như sau:

– Mục Allow gồm các lựa chọn:

+ Whole number: Chỉ cho phép nhập vào là số nguyên

+ Decimal

+ List: Giới hạn giá trị nhập trong danh sách có sẵn.

+ Date: Giới hạn dữ liệu kiểu ngày tháng.

+ Ngoài ra còn kiểu Text Length, Custom.

– Mục Data gồm các lựa chọn về phạm vi của dữ liệu, ví dụ khi lựa chọn Whole number có các phạm vi sau:

+ Between (not between): giới hạn nằm giữa 1 khoảng giá trị nào đó, ví dụ nằm trong khoảng từ 1 đến 100. Trong đó minimum: Giới hạn giá trị nhỏ nhất, maximum: Giới hạn giá trị lớn nhất.

+ Equal to (not equal to): Bằng 1 giá trị xác định.

+ greater than, less than: Lớn hơn (nhỏ hơn) một giá trị xác định

+ Greater than or equal to, less than or equal to: Lớn hơn (nhỏ hơn) hoặc bằng một giá trị xác định.

Ví dụ ở đây giới hạn các giá trị trong khoảng từ 250,000 tới 900,000:

Bước 3: Sau khi giới hạn xong giá trị, bạn cần chỉnh lại nội dung hiển thị thông báo lỗi để người dùng có thể hiểu và nhập lại giá trị bằng cách kích chọn sang thẻ Error Alert:

Bước 4: Quay trở lại bảng tính, nhập giá trị cho cột Phụ cấp chức vụ, khi nhập giá trị vượt quá phạm vi đã giới hạn, thông báo lỗi xuất hiện chỉ rõ nội dung lỗi để các bạn chỉnh sửa:

Tuy nhiên với Data Validation chỉ giới hạn giá trị khi giá trị đó được nhập trực tiếp từ bàn phím, trường hợp nhập giá trị gián tiếp cho ô bằng cách sử dụng công thức Data Validation không có tác dụng.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation hy vọng giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!