Cách xóa bỏ khoảng trắng trong Excel

Trong bảng tính Excel nhiều khi dữ liệu xuất hiện các khoảng trắng dư thừa trong các từ, hay các khoảng trắng giữa các số. Để dữ liệu trong bảng tính được chuẩn và đẹp hơn thì các bạn cần xóa các khoảng trắng không cần thiết khỏi dữ liệu. Nếu các bạn chưa biết cách xóa khoảng trắng trong Excel thì các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Bài viết hướng dẫn các cách xóa khoảng trắng trong Excel, mời các bạn cùng theo dõi.

XÓA KHOẢNG TRẮNG GIỮA CÁC TỪ

Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng

Công dụng của hàm TRIM là loại bỏ tất cả các khoảng trắng ra khỏi văn bản, chỉ để lại một khoảng trắng giữa các từ.

Cú pháp hàm TRIM: =TRIM(text)

Ví dụ các bạn cần xóa khoảng trắng giữa các từ trong cột Họ và tên như dưới.

Đầu tiên các bạn cần tạo một cột phụ. Nhập công thức vào ô đầu tiên trong cột phụ  =TRIM(B7) với B7 là ô cần xóa khoảng trắng.

Như vậy các bạn đã xóa khoảng trắng giữa các từ trong ô đầu tiên, các bạn sao chép công thức xuống các ô tiếp theo để xóa bỏ khoảng trắng của tất cả cột.

Giờ các bạn có thể sao chép dữ liệu cột phụ sang cột chính bằng cách chọn cột phụ và nhấn tổ hợp Ctrl + C để sao chép, sau đó đặt chuột vào ô đầu tiên cột chính và nhấn chuột phải chọn Value (V) trong Paste Options.

Như vậy các bạn có thể xóa cột phụ đi.

Như vậy sử dụng hàm TRIM các bạn sẽ loại bỏ được khoảng trắng giữa các từ và các khoảng trắng đầu dòng. Nhưng với dữ liệu lớn thì các bạn dùng hàm TRIM sẽ rất mất thời gian.

Sử dụng Find & Replace

Sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế (Find & Replace) sẽ giúp các bạn xóa bỏ khoảng trắng giữa các từ nhanh hơn, nhưng khoảng trắng đầu dòng thì sẽ vẫn còn một khoảng trắng không loại bỏ được.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa khoảng trắng, tiếp theo các bạn chọn Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.

Bước 2: Trong thẻ Replace các bạn nhấn phím cách hai lần trong ô Find what, trong ô Replace With nhấn phím cách 1 lần (tìm kiếm vị trí có hai khoảng trắng sẽ thay thế bằng một khoảng trắng). Sau đó nhấn chọn Replace All để thay thế tất cả, xuất hiện thông báo thì các bạn nhấn OK.

Vì có nhiều chỗ có khoảng trắng nhiều hơn hai khoảng trắng, nên các bạn nhấn tiếp Replace All để thay thế tiếp, khi xuất hiện thông báo We couldn’t find anything to replace thì các bạn nhấn OK và tắt hộp thoại Find & Replace.

Như vậy tất cả các khoảng trắng sẽ được xóa bỏ chỉ còn lại một khoảng trắng giữa các từ.

XÓA KHOẢNG TRẮNG GIỮA CÁC SỐ

Sử dụng hàm Substitute

Hàm TRIM giúp các bạn loại bỏ các khoảng trắng giữa các từ và giữ lại giữa các từ 1 khoảng trắng, nhưng nếu muốn xóa hết khoảng trắng giữa các số không để lại khoảng trắng nào thì các bạn cần sử dụng hàm SUBSTITUTE.

Các bạn chỉ cần sử dụng công thức hàm SUBSTITUTE để xóa khoảng trắng.

=SUBSTITUTE(C7;” “;””)

Trong đó C7 là ô chứa số cần xóa tất cả các khoảng trắng.

Sao chép công thức xuống các ô còn lại các bạn sẽ xóa được tất cả khoảng trắng giữa các số.

Sử dụng Find & Replace

Bước 1: Trên bảng tính Excel các bạn lựa chọn vùng dữ liệu số cần xóa bỏ khoảng trắng, tiếp theo nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.

Bước 2: Trong hộp thoại Find & Replace các bạn nhấn 1 lần phím cách vào ô Find What và trong ô Replace with các bạn không nhập gì. Nhấn Replace All để xóa khoảng trắng giữa các số.

Nếu giữa các số có nhiều khoảng trắng thì các bạn cũng nhấn chọn lại Replace All đến khi không tìm thấy khoảng trắng thì tắt Find & Replace. Tất cả vùng bạn chọn sẽ được xóa bỏ khoảng trắng.

Trên đây là các cách giúp các bạn có thể xóa khoảng trắng giữa các từ, xóa khoảng trắng giữa các số trong Excel. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc với Excel. Chúc các bạn thành công!