Cách giải phóng dung lượng Google Drive bị đầy

Mặc định Google Drive cung cấp cho người dùng 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, nhưng tổng dung lượng sử dụng cho cả Gmail và Google Photos. Với những người thích chụp ảnh tự sướng, thường xuyên trao đổi, chia sẻ tài liệu qua Gmail thì số dung lượng miễn phí này không mấy mà hết!

Google Drive

Vậy khi dung lượng Google Drive sắp hết, bạn phải làm gì? Đầu tiên hãy dọn dẹp, giải phóng không gian lưu trữ cho chúng hoặc chọn mua thêm dung lượng theo gói để tiếp tục lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video….

Cách kiểm tra dung lượng Google Drive miễn phí còn lại

Như đã nói, do Gmail và Google Photos được tích hợp mặc định trong Google Drive nên nếu bạn thường xuyên lưu những email có đính kèm file hoặc lưu ảnh dung lượng gốc vào dịch vụ này thì sớm muộn bạn cũng sẽ hết dung lượng. Để kiểm tra xem tài khoản Google Drive của mình còn bao nhiêu dung lượng trống, các bạn có thể truy cập vào ĐỊA CHỈ NÀY.

Kiểm tra tình hình dung lượng tài khoản Google Drive

Tại giao diện chính, các bạn sẽ thấy tổng dung lượng mình có (15GB) và dung lượng đã dùng (4.19GB). Nếu muốn biết chi tiết về từng thành phần (Gmail và Google Photos), các bạn chuột trái vào View details. Ngoài ra, nếu bạn từng được thưởng thêm dung lượng do đã tham gia vào hoạt động nào đó của Google (chụp ảnh cho Google Maps…) nó cũng sẽ được hiển thị.

Cách giải phóng dung lượng Google Drive

Dọn dẹp Google Drive

Có một điều cần xác định trước khi thực hiện, đó là không phải loại dữ liệu nào cũng đều bị tính vào dung lượng lưu trữ của Google Drive. Cụ thể:

• Với các văn bản, dữ liệu được tạo bằng Google Docs, Sheets, hay Google Slides, Google Drive (kể cả các dữ liệu được chia sẻ dưới dạng file này) sẽ không tính vào dung lượng miễn phí của Google Drive.
• Còn các dữ liệu trong Gmail, ảnh trong máy, video… sẽ bị tính.

Vì vậy, cần xác định rõ, cái gì nên xóa, có thể xóa, cái gì không để việc khôi phục dung lượng miễn phí Google Drive đạt hiệu quả tốt nhất.

Đầu tiên, các bạn truy cập địa chỉ này để vào trang chủ của Google Drive. Đăng nhập tài khoản của mình rồi chọn mục My Drive (mục đầu tiên, bên trái).

Nhấp vào biểu tượng ô vuông (Grid View) để chuyển danh sách dữ liệu về dạng list cho dễ nhìn. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn vào biểu tượng mũi tên ở mục Last modified và chọn kiểu dữ liệu để thao tác.

• Last modified: Sửa đổi lần cuối cùng.
• Last modified by me: Sửa lần cuối bởi người dùng.
• Last opened by me: Mở lần cuối bởi người dùng.

Bạn có thể dễ dàng chọn lọc những dữ liệu nào cần xóa bớt hay thay đổi từ tùy chọn này. Cách xóa dữ liệu thừa trên Google Drive khá đơn giản, nhưng nếu chưa biết, bạn có thể xem lại bài hướng dẫn này Ở ĐÂY.

Một mẹo nhỏ khi sử dụng Google Drive mà chúng ta rất ít khi sử dụng, đó là nếu di chuột vào vùng Upgrade Storage (sẽ hiện lên bảng chi tiết dung lượng của dịch vụ này) và chọn tiếp chuột trái vào mục Drive (có dấu chấm than), toàn bộ dữ liệu đang hiển thị sẽ được thay đổi và hiện lên độ lớn tương ứng của từng mục dữ liệu đã được lưu trữ.

Dựa vào thông tin này, chúng ta có thể dễ dàng so sánh và xóa bớt những dữ liệu quá lớn, không cần thiết nữa.

Hiển thị chi tiết độ lớn của từng dữ liệu được lưu trên Google Drive

Có thể làm điều này tương tự với các mục dữ liệu khác như “Shared with me – Dữ liệu bạn được người khác chia sẻ“.

Hoặc “Recent – Dữ liệu thao tác gần đây“, khi chọn chuột trái vào từng dữ liệu, bên phải sẽ hiển thị chi tiết và loại dữ liệu đó, tên, độ lớn, vị trí lưu, ngày tạo… và cả tính năng để xóa đi.

Một mẹo khác, là nếu có các file PDF, bạn hoàn toàn có thể chuyển nó sang Google Docs (hoặc Sheets, Slides) để tiết kiệm dung lượng. Vì như đã nói, những dữ liệu này không bị tính trừ dung lượng miễn phí. Cách thực hiện:

• Bấm chuột phải vào file PDF.
• Chọn Open with / Google Docs từ cửa sổ hiện ra sau đó.
• Lúc này một file DOC mới sẽ được tạo ra thay thế cho file cũ.

Chuyển các file PDF sang DOC để tiết kiệm dung lượng

Dọn dẹp thùng rác trên Google Drive

Thùng rác trên Google Drive là nơi chúng ta lưu những file đã xóa tạm thời. Vì như bài Xóa và phục hồi dữ liệu trên Google Drive đã nói, các file dữ liệu khi bị xóa sẽ không mất ngay mà sẽ được lưu lại trong mục Trash của dịch vụ trong một thời gian (khoảng 30 ngày) để đề phòng người dùng muốn khôi phục lại.

Xóa vĩnh viễn dữ liệu để không bị lưu lại trong Trash

Lúc này những dữ liệu này sẽ vẫn bị Google Drive tính vào là một dữ liệu bình thường, nên tốt nhất, nếu đã chắc chắn những dữ liệu này không dùng tới nữa. Bạn có thể xóa chúng vĩnh viễn bằng cách truy cập vào mục Trash, chọn dữ liệu cần xóa, chuột phải vào nó rồi chọn Delete forever.

Xóa bớt ảnh, nén ảnh trong Google Photos

Với những người tự sướng thường xuyên thì Google Photos là nơi bị “tấn công” nhiều nhất, bởi những bức ảnh gốc thường chiếm khá nhiều dung lượng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xóa bớt những ảnh thừa hoặc nén chúng lại cho gọn để giảm bớt dung lượng.

Bước 1: Truy cập vào trang chủ của Google Photos và đăng nhập (nếu bắt buộc).

Bước 2: Nhấn chuột trái vào biểu tượng ba dấu gạch ngang ở góc trên, bên trái màn hình.

Trang chủ của Google Photos

Bước 3: Chọn tiếp chuột trái vào mục Settings – Cài đặt.

Bước 4: Chọn mục Recover Storage.

Bước 5: Chọn tiếp Compress. Lúc này toàn bộ ảnh và video sẽ bị nén lại và giảm độ phân giải từ ảnh gốc (Original) xuống ảnh chất lượng cao (High quality).

Nén ảnh thành chất lượng cao để giảm dung lượng cho Google Drive

Bước 6: Ngoài ra, có thể download ảnh trên dịch vụ này về máy tính để lưu hoặc với những bức ảnh không muốn lưu lại nữa, bạn có thể xóa chúng đi bằng cách nhấn vào ảnh hoặc tên album ảnh rồi chọn biểu tượng thùng rác.

Xóa bớt thư trong Gmail

Gmail tuy không chiếm quá nhiều dung lượng như Google Photos, nhưng nếu không để ý, nó cũng sẽ là kẻ âm thầm tiêu diệt dung lượng miễn phí của bạn. Có rất nhiều cách đơn giản và hiệu quả mà các bạn đã từng biết để xóa bớt thư trong Gmail. Nhưng cũng có một số cách xóa khác theo bộ lọc mà chắc ít người để ý cũng giúp chúng ta “thanh lọc” tài khoản Gmail của mình một cách hiệu quả.

Ví dụ:

Lệnh “older_than:2y“. Khi nhập lệnh này vào thanh tìm kiếm trong Gmail, toàn bộ những thư đã cũ (hơn 2 năm) sẽ được hiển thị. Bạn có thể thay đổi nó thành “older_than:1y – 1 năm”, “older_than:3m– 3 tháng”…

Lọc và xóa email trong Gmail theo thời gian

Hay “(Tên người gửi) older_than:1m“, nghĩa là xóa toàn bộ thư từ người này từ hơn một tháng trở lại đây. Chúng ta cũng có thể thay đổi tên người gửi hoặc thời gian xác định để xóa cho phù hợp.

Xóa thư từ một người gửi nhất định

Hộp thư đến chứa cả thư đã đọc và thư quảng cáo chưa được đọc. Có thể dùng lệnh “in:inbox is:read” để xóa bớt các thư đã đọc cho gọn.

Xóa nhanh các thư đã đọc

Một lệnh cực hay dành cho những người thường xuyên trao đổi thư và đính kèm file trong thư, đó là “larger:1m – lớn hơn 1 MB“. Với lệnh này, toàn bộ thư có dung lượng lớn hơn 1 MB sẽ được liệt kê để chúng ta quản lý và xóa bớt nếu cần.

Xóa các thư có dung lượng lớn

Ngoài ra, nếu giải phóng dung lượng Google Drive rồi nhưng vẫn không đủ không gian lưu trữ thì có thể tham khảo bảng giá cước nâng cấp dưới đây:

Bảng giá cước Google Drive mới

Còn đang có thêm tài khoản Dropbox, bạn có thể tạm thời chuyển bớt những dữ liệu ít khi dùng tới sang dịch vụ đó hoặc sử dụng MultCloud để lấy thêm không gian cho Google Drive của mình.