Cách dùng Time Blocking trên Google Calendar để làm việc hiệu quả hơn

Bạn đang tìm cách quản lý thời gian hiệu quả? Với Google Calendar, bạn có thể cải thiện năng suất, giảm căng thẳng và tăng cường sự tập trung bằng cách dùng Time Blocking.

Time Blocking là gì?

Time blocking là kỹ thuật thiết lập thời gian cụ thể để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Nhờ nó, bạn có thể lập lịch hàng ngày để đạt kết quả công việc tốt nhất. Time blocking cũng tăng sự tập trung, cải thiện trạng thái tinh thần và giải tỏa căng thẳng.

Chúng chính là những nhân tố quan trọng cho sự cân bằng hoàn hảo giữa công việc & cuộc sống, nhất là trong xã hội hiện đại ngày nay, thường đòi hỏi kết quả nhanh nhưng phải chất lượng. Thực sự rất áp lực phải không? Thật may, bạn có thể áp dụng time blocking trong Google Calendar.

Cách dùng time blocking trên Google Calendar

Bước 1: Thiết lập thời gian thư giãn trong một ngày (30 phút)

Hãy dành 30 phút một ngày để nghỉ ngơi và thư giãn. Bạn có thể đặt khoảng thời gian này lặp lại hàng ngày. Chẳng hạn như ở đây là Daily Review of Schedule – Đánh giá lịch trình hàng ngày để có kế hoạch tốt hơn cho ngày tiếp theo.

Cách tạo khối thời gian cho sự kiện vào sáng sớm trên Google Calendar:

1. Click vào phần lịch mong muốn, nhập tên sự kiện.
2. Tiếp theo, click nút More options.
3. Sau khi click More options, bạn sẽ thấy màn hình như sau:

Đánh dấu Busy và bạn sẽ không bị làm phiền. Cuối cùng, đảm bảo những người liên quan có thể xem lịch trình của bạn bằng cách tích ô tương ứng ở Guest permissions.

Để thiết lập quyền xem cho nó:

1. Click menu Default visibility thả xuống ở bên phải trạng thái Busy.
2. Đặt sự kiện sang trạng thái Public hoặc Private.
3. Nhập các chi tiết cần thiết khác.
4. Click Save.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm sự kiện vào Calendar trực tiếp từ Gmail.

Cách tạo time blocking trong Calendar trên Gmail:

1. Click icon Google Calendar ở bên phải của màn hình Gmail.
2. Chọn ngày, click phần thời gian bạn muốn lập lịch sự kiện và nhập thông tin chi tiết.

Bước 2: Thời gian chuẩn bị họp và trao đổi thông tin (15 tới 30 phút)

Cách khác để dùng time blocking trong Google Calendar là đảm bảo bạn có thời gian chuẩn bị trước khi vào họp và một khoảng trống sau đó để phản hồi những nội dung đã thảo luận. Điều này sẽ giúp bạn luôn biết được những công việc cần phải thực hiện.

Bước 3: Thiết lập thời gian không ai được làm phiền

Đây là lúc bạn cần tập trung cao độ vào công việc và không muốn ai làm phiền. Trên Google Calendar, bạn có thể hiện thời gian bận để tập trung hoàn thành công việc. Nếu bạn chặn thời gian nào đó trên Google Calendar, mã màu chỉ báo lúc này thường sẽ là màu đỏ để mọi người dễ nhận biết và sẽ không làm phiền bạn. Nhớ rằng, hãy công khai thiết lập Do Not Disturb nhé!

Bước 4: Thiết lập thời gian xử lý những tình huống bất ngờ (1 tiếng)

Thật khó tránh khỏi những tình huống phát sinh bất ngờ trong cuộc sống hàng ngày. Vì thế, hãy dành một khoảng thời gian trong ngày bằng time blocking để xử lý chúng. Bằng phương pháp tiếp cận này, Google Calendar có thể giúp bạn duy trì sự tập trung tốt nhất có thể để giải quyết những sự cố không lường trước. Thời gian xử lý sự cố bất ngờ ở ví dụ này là mục On-Call Items.

Cách đặt khối thời gian cho sự kiện bất ngờ:

1. Đặt các khối thời gian xử lý công việc bằng phương pháp ở bước 1.
2. Dùng cài đặt thông báo của Google Calendar trên trang Edit event để theo dõi kế hoạch.
3. Trong Event Details, bạn sẽ thấy các tùy chọn kiểu thông báo.

Bước 5: Kết thúc ngày làm việc (20 tới 30 phút)

Các chuyên gia về hiệu suất cho biết việc kết thúc một ngày làm việc như thế nào có thể quyết định cách bạn khởi đầu ngày tiếp theo. Nếu nó quá hỗn loạn, bạn sẽ rơi vào “đống hỗn độn” và kiệt sức. Thật may, với Google Calendar, bạn có thể dự trù 20 phút để giải quyết mọi việc.

Nếu quay lại cài đặt thông báo của sự kiện, bạn sẽ thấy thời điểm thông báo có độ linh hoạt cao. Bạn thực sự có thể nhờ Google gửi thông báo trước 4 tuần nếu muốn.

Ví dụ ở đây thiết lập thông báo trước 1 tiếng kết thúc ngày làm việc. Bạn cũng có thể dùng tính năng Repeat khi thiết lập một sự kiện để tự động khóa vào ngày cuối cùng.

Cách Time Block trên Google Calendar để chuẩn bị sẵn sàng cho cuối ngày:

• Bắt đầu thư giãn bằng việc đánh giá hiệu quả công việc trong ngày.
• Nếu có việc gì đó chưa tốt, đừng tự trách bản thân, hãy tìm cách sửa chúng. Đó có thể là việc bạn cần ưu tiên vào buổi sáng ngày hôm sau.
• Cuối cùng, tổng kết ngày làm việc và chuẩn bị lịch trình cho ngày tiếp theo.

Về lý thuyết, 20 phút cuối cùng trong buổi làm việc là cơ hội lý tưởng để bạn chuẩn bị tốt hơn cho ngày mới.

Trên đây là cách áp dụng kỹ thuật time blocking trên Google Calendar. Về cơ bản, bạn sẽ tạo các khối thời gian tương ứng với từng công việc cần làm trong ngày. Kiên trì áp dụng kỹ thuật này, bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và cân bằng cuộc sống tốt hơn.