6 Công cụ làm việc nhóm trực tuyến cho đội ngũ của bạn

Hiện nay đã có nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc các địa điểm khác, bí quyết là họ có các công cụ hiệu quả để quản lý nhân sự của mình. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản về các công cụ trực tuyến tốt nhất trong năm cho các công ty, các nhóm làm việc từ xa. Bất kể nhân viên của bạn ở đâu, những ứng dụng này sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, ngay cả khi ở bên ngoài văn phòng.

Ứng dụng họp

1. GoToMeeting

Cho dù bạn muốn gặp các thành viên trong nhóm thường xuyên hay thực hiện một hội thảo trực tuyến, bạn sẽ cần một phần mềm hội nghị trên web. GoToMeeting là một ứng dụng tổ chức cuộc họp âm thanh/video rất phổ biến. Sau khi bạn lên lịch cuộc họp, tất cả những người tham dự có thể quay số bằng điện thoại văn phòng của họ hoặc kết nối từ máy tính xách tay và ứng dụng Android / iOS.

Các tính năng hữu ích bao gồm chia sẻ màn hình, tắt tiếng người tham dự và vẽ trên trang trình bày, phòng họp ảo trong GoToMeeting thực sự mang lại cảm giác rất gần với một cuộc họp tại văn phòng. Bạn có thể ghi biên bản cuộc họp trên đám mây. Thêm vào đó là một tính năng liên quan – GoToWebinar, giúp bạn tạo một cuộc hội thảo trên web cho khách hàng tiềm năng.

Lựa chọn thay thế: Ngoài GoToMeeting, Cisco Webex và Zoom đều là những lựa chọn thay thế tốt và phổ biến cho hội nghị trên web. Cả Cisco Webex và Zoom cung cấp các gói miễn phí cho 100 người tham gia dưới 40 phút. Về tính năng, chúng cũng không thua kém so với GoToMeeting.

Điều khiển/truy cập từ xa

2. TeamViewer

Một công cụ truy cập từ xa tốt là điều cần thiết để giám sát và hỗ trợ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp. TeamViewer là một trong những ví dụ điển hình. Sử dụng ứng dụng này, bạn sẽ có quyền truy cập và trực tiếp điều khiển máy tính của một đồng nghiệp ở xa. Từ bảo dưỡng máy tính xách tay của công ty bạn đến khắc phục các sự cố phần mềm. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau cũng như khắc phục sự cố từ mọi nơi.

Lựa chọn thay thế: Các lựa chọn thay thế phù hợp cho TeamViewer để hỗ trợ từ xa bao gồm VNC Connect và Zoho Assist.

Trò chuyện nhóm

3. Slack

Nếu công ty của bạn là một công ty đa quốc gia, nhân viên ở khắp nơi trên thế giới và bạn phải đối phó với các múi giờ khác nhau, bạn sẽ cần một công cụ trò chuyện nhóm hiệu quả để quản lý tất cả các tương tác của họ. Slack, ứng dụng trò chuyện nhóm số một, là một lựa chọn rất phổ biến. Nó cũng rất thuận tiện cho những người làm việc tự do đang thực hiện nhiều công việc từ xa, vì họ có thể tham gia các nơi làm việc Slack khác nhau và giữ chúng riêng biệt.

Slack tích hợp với Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello và nhiều công cụ khác. Hầu như không phải học, vì một người mới chỉ phải tham gia không gian làm việc do quản trị viên nhóm tạo ra. Slack vẫn miễn phí cho tối đa 10.000 tin nhắn mới nhất.

Các lựa chọn thay thế: Mattermost và Rocketchat là một số lựa chọn thay thế Slack tốt nhất. Cả hai đều là nguồn mở và có thể được mở rộng để đáp ứng số lượng người dùng ngày càng tăng trong nhóm của bạn. Các ứng dụng khác đang trở nên phổ biến như Microsoft Teams, Discord và Wire.

Quản lý dự án

4. Basecamp

Bạn có nhiều dự án chồng chéo với đủ các tính chất và độ quan trọng khác nhau? Khi đó, bạn cần một công cụ quản lý dự án như Basecamp để thống nhất chúng. Là quản trị viên từ xa, tất cả những gì bạn phải làm là mời mọi người kết nối với trang Basecamp của công ty và phân công họ cho mỗi dự án.

Mỗi dự án và mỗi đội đều có bảng tin riêng, có khu vực để trò chuyện , trao đổi tài liệu và danh sách việc cần làm.

Giải pháp thay thế: Với các khách hàng doanh nghiệp mạnh như Google và NASA, Asana cung cấp giải pháp quản lý dự án tiên tiến hơn so với sự đơn giản của Basecamp. Tại đây, bạn có thể làm việc với biểu đồ Gantt, biểu đồ Kanban, biểu mẫu và tích hợp với nhiều ứng dụng hơn. Trello là một sự thay thế phù hợp khác cho Basecamp và thường được sử dụng bởi các nhóm nghiên cứu thị trường và các tổ chức sáng tạo.

Ứng dụng chia sẻ tài liệu

5. Dropbox Business

Nhóm của bạn có thường xuyên cộng tác qua việc trao đổi tài liệu không? Khi ấy, bạn cần một công cụ chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu thích hợp như Dropbox Business để có thể theo dõi các thay đổi file, tài liệu từ xa. Nó cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cùng với các thành viên khác trong nhóm.

Các gói cao cấp của Dropbox đi kèm với 5 TB không gian lưu trữ đám mây, rất phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó có một cách tiếp cận rất đơn giản, rõ ràng, lý tưởng cho việc chỉnh sửa.

Lựa chọn thay thế: Nếu bạn thích các sản phẩm của Google, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn khi cộng tác trên GSuite của Google với Google Drive, Hangouts, Biểu mẫu, Tài liệu và hơn thế nữa. Đối với các nhóm phụ thuộc nhiều hơn vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook, v.v., có Microsoft 365 for Business, bộ công cụ của Microsoft.

Quản lý lập trình viên

Nhóm của bạn có nhiều lập trình viên và nhà phát triển phần mềm không? Trong trường hợp đó, họ có thể cộng tác tự do trên GitHub. Nó cho phép các nhóm làm việc với code của họ một cách độc lập, thêm ảnh chụp màn hình và đoạn code, rồi hợp nhất chúng với nhau. GitHub được sử dụng miễn phí cho các dự án mã nguồn mở, nhưng có các kế hoạch chuyên nghiệp và doanh nghiệp.

Các công cụ làm việc từ xa

Nếu nhóm của bạn muốn tương tác với nhau qua email? Có thể bạn muốn dùng thử Groove, một công cụ cộng tác hơi giống với Outlook quen thuộc. Twiddla là một công cụ tạo bảng trắng trực tuyến thậm chí không yêu cầu tài khoản để bắt đầu công việc. Trang web này cho phép bạn trình bày bất cứ thứ gì lên bảng trắng để các đồng nghiệp, học sinh,… dễ hình dung điều bạn muốn nói.